Cap-Table-Vorlage in Excel — Aufbau und Formeln für GmbH und UG

Vier Blätter statt einer langen Tabelle

Blatt Transaktionen: die Spalten

Eine Übertragung besteht immer aus zwei Zeilen mit demselben Nummernbereich: einem Abgang beim Veräußerer und einem Zugang beim Erwerber. Ergänzen Sie rechts noch Spalten für Anteilsklasse, Urkundennummer und eine Bemerkung. Für die Kapitalerhöhung lohnt eine eigene Spalte mit der Pre-Money-Bewertung, damit sich der Preis je Anteil später nachvollziehen lässt: Hier ergeben 4.000.000 € geteilt durch 25.000 Anteile genau 160 €. Lassen Sie den Preis bei Übertragungen leer, statt einen Strich einzutragen — Text in einer Rechenspalte lässt SUMMENPRODUKT mit einem Fehler abbrechen. Den Kaufpreis zwischen Veräußerer und Erwerber führen Sie, falls gewünscht, in einer eigenen Bemerkungsspalte, denn er fließt nicht an die Gesellschaft.

Blatt Übersicht: die Formeln

Deutsche Excel-Schreibweise mit Semikolon; Stichtag in Zelle B1, Gesellschafter-Kennungen ab Zelle A4.

• Anteile zum Stichtag: =SUMMEWENNS(Transaktionen!$D:$D;Transaktionen!$C:$C;$A4;Transaktionen!$A:$A;"<="&$B$1)
• Nennbetrag zum Stichtag: =SUMMENPRODUKT((Transaktionen!$C$2:$C$500=$A4)*(Transaktionen!$A$2:$A$500<=$B$1)*Transaktionen!$D$2:$D$500*Transaktionen!$G$2:$G$500)
• Invest (nur Zugänge): =SUMMENPRODUKT((Transaktionen!$C$2:$C$500=$A4)*(Transaktionen!$A$2:$A$500<=$B$1)*(Transaktionen!$D$2:$D$500>0)*Transaktionen!$D$2:$D$500*Transaktionen!$H$2:$H$500)
• Quote am Stammkapital: =C4/SUMME($C$4:$C$40), wobei Spalte C den Nennbetrag enthält
• Voll verwässerte Quote: =(B4+F4)/(SUMME($B$4:$B$40)+SUMME($F$4:$F$40)+FreierPool), wobei Spalte F die offenen Zuteilungen der Person und FreierPool eine benannte Zelle aus dem Blatt Instrumente ist

Mit den Beispielzeilen und dem Stichtag 15.10.2026 liefert die Übersicht: G1 12.500 Anteile (44,44 Prozent), G2 11.875 (42,22 Prozent), I1 3.125 (11,11 Prozent) und M1 625 (2,22 Prozent), zusammen 28.125 Anteile und 28.125 € Stammkapital. Setzen Sie den Stichtag auf den 30.06.2026, verschwinden die Übertragungszeilen, und G2 steht wieder bei 12.500 Anteilen. Genau dieser Rückblick fehlt einer Tabelle, in der nur der aktuelle Stand steht. Das Invest von I1 beträgt 3.125 × 160 € = 500.000 €.

Blatt Instrumente: Vesting und Wandeldarlehen

• Volle Monate seit Zuteilung: =DATEDIF(Zuteilungsdatum;$B$1;"m")
• Gevestete Einheiten: =WENN(Monate<Cliff;0;ABRUNDEN(Stück*MIN(Monate;Dauer)/Dauer;0))
• Aufgelaufene Zinsen eines Wandeldarlehens, einfach nach act/365: =Betrag*Zinssatz*($B$1-Auszahlung)/365
• Wandlungspreis: =MIN(Cap/Basis;Rundenpreis*(1-Discount);Rundenpreis)
• Neue Anteile aus der Wandlung: =ABRUNDEN((Betrag+Zinsen)/Wandlungspreis;0)
• Freier Pool: =Autorisiert-SUMMEWENNS(Zuteilung_Stück;Zuteilung_Status;"aktiv")-SUMMEWENNS(Zuteilung_Stück;Zuteilung_Status;"ausgeübt")

DATEDIF mit dem Parameter „m“ zählt nur volle Monate, so wie es für Vesting üblich ist: Zwischen dem 01.04.2025 und dem 31.03.2026 liegen 11 volle Monate, am 01.04.2026 sind es 12. Mit 4.800 Einheiten, 48 Monaten Dauer und 12 Monaten Cliff liefert die Formel am 31.03.2026 null und am 01.04.2026 1.200 gevestete Einheiten.

Prüfzellen, die Fehler sichtbar machen

• Summe der Nennbeträge gleich eingetragenes Stammkapital — die Summe der Nennbeträge aller Geschäftsanteile muss dem Stammkapital entsprechen (§ 5 Abs. 3 GmbHG).
• Kein Gesellschafter mit negativem Bestand: =MIN(B4:B40)>=0.
• Nummernbereich passt zur Stückzahl: In jeder Transaktionszeile muss Nr. bis − Nr. von + 1 dem Betrag der Stückzahl entsprechen.
• Pool nicht überzeichnet: zugeteilte plus ausgeübte Einheiten höchstens so viele wie autorisiert.
• Summe der Quoten am Stammkapital gleich 100 Prozent, Summe der voll verwässerten Quoten gleich 100 Prozent.
• Abgleich mit der zuletzt eingereichten Gesellschafterliste: Personen, Nummern und Nennbeträge je Gesellschafter.

Wo die Tabelle an Grenzen stößt

Eine sauber gebaute Tabelle trägt eine GmbH mit wenigen Gesellschaftern lange. Schwierig wird es, wenn mehrere Personen an verschiedenen Kopien arbeiten, wenn eine Zeile versehentlich überschrieben wird und niemand es bemerkt, oder wenn Anteilsklassen mit unterschiedlichen Stimmrechten und mehrere Wandelinstrumente zusammenkommen. Formeln mit festen Bereichen wie Zeile 500 enden irgendwann, und eine verschobene Spalte rechnet still falsch weiter.

Hinzu kommt der Zugriff: Der Cap Table enthält Geburtsdaten, Wohnorte und Beteiligungswerte. Eine Datei, die per E-Mail an Investoren, Steuerberatung und Notariat geht, liegt danach in mehreren Postfächern — in unterschiedlichen Fassungen.

So geht es mit gesellschafterliste.io

• Transaktionen mit Bewegungen je Gesellschafter: Stück, Nummernbereich, Preis je Anteil, Nennbetrag je Anteil
• Hinweise bei Negativbestand, unbekannter Zuordnung, überzeichnetem Pool und Abweichung der Nennbeträge vom Stammkapital
• Zwei CSV-Exporte im deutschen Zahlenformat, semikolongetrennt: Gesellschafterliste sowie Cap Table mit Invest und voll verwässerter Quote
• Für GmbH und UG Übernahme der Gesellschafter aus der eingereichten Liste — erst nach Bestätigung
• 100 € pro Monat je Arbeitsbereich, 7 Tage kostenlos testen, Beta

gesellschafterliste.io bildet denselben Aufbau als Anwendung ab: Stammdaten, Transaktionen mit Bewegungen, Instrumente und eine Übersicht, die zu jedem Stichtag rechnet. Die Prüfungen aus der Vorlage laufen automatisch mit, und der Export liefert wieder eine Tabelle für Excel.

Häufige Fragen

Welche Spalten braucht ein Cap Table in Excel?

Für jede Bewegung mindestens Datum, Art des Vorgangs, Gesellschafter, Stückzahl mit Vorzeichen, Nummernbereich, Nennbetrag je Anteil und Preis je Anteil. Für die Gesellschafterliste kommen im Stammdatenblatt Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort beziehungsweise Firma, Sitz und Registerdaten hinzu.

Wie rechne ich in Excel die Beteiligungsquote zu einem bestimmten Datum?

Tragen Sie den Stichtag in eine Zelle ein und summieren Sie mit SUMMEWENNS nur die Bewegungen bis zu diesem Datum je Gesellschafter. Teilen Sie anschließend den Nennbetrag jedes Gesellschafters durch die Summe aller Nennbeträge. So lässt sich jeder frühere Stand ohne Kopie der Datei nachrechnen.

Wie bilde ich Vesting in Excel ab?

Berechnen Sie die vollen Monate seit Zuteilung mit DATEDIF und dem Parameter „m“. Liegen sie unter dem Cliff, ist nichts gevestet; sonst multiplizieren Sie die Zuteilung mit dem Verhältnis aus vollen Monaten und Vesting-Dauer und runden ab. Die Formel steht oben im Abschnitt zum Blatt Instrumente.

Warum sollte ich Prozentsätze nicht direkt eintragen?

Weil sie nach der nächsten Kapitalerhöhung, Übertragung oder Zuteilung für alle Gesellschafter falsch sind und sich nicht mehr auf einen Vorgang zurückführen lassen. Aus Stückzahlen und Nennbeträgen gerechnete Quoten passen sich automatisch an und bleiben nachvollziehbar.

Ab wann lohnt sich eine Software statt Excel?

Meist dann, wenn mehrere Personen am Cap Table arbeiten, Wandeldarlehen und ein Mitarbeiterpool hinzukommen oder Investoren regelmäßig einen nachvollziehbaren Stand zu Stichtagen verlangen. Für zwei Gründer ohne Instrumente reicht eine gut gebaute Tabelle oft aus.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

• § 40 GmbHG — Angaben je Gesellschafter für die Liste
• § 5 GmbHG — Summe der Nennbeträge gleich Stammkapital
• Gesellschafterlistenverordnung (GesLV) — Nummerierung der Geschäftsanteile

Der Aufbau dieser Vorlage — ohne Formelpflege

Transaktionen, Instrumente und Stichtags-Übersicht mit eingebauten Prüfungen, Export als CSV für Excel. 100 € pro Monat je Arbeitsbereich, 7 Tage kostenlos testen.