Software-Auswahl

Welche Cap-Table-Software passt zu Ihrer GmbH?

Ob Tabellenkalkulation, spezialisierte Beteiligungsplattform oder ein Modul in der Buchhaltungssoftware: Für die Beteiligungsverwaltung gibt es sehr unterschiedliche Lösungen. Diese Seite nennt die Kriterien, die für deutsche GmbH und UG den Unterschied machen, beschreibt, was keine Software leisten kann, und sagt offen, wo gesellschafterliste.io passt und wo nicht.

Stand: 2026-10-15

Drei Kategorien von Lösungen

Tabellenkalkulation

Keine Lizenzkosten, volle Freiheit, sofort startklar. Trägt bei wenigen Gesellschaftern ohne Instrumente. Schwächen: keine Historie, wenn überschrieben wird, Formelfehler ohne Warnung, verteilte Fassungen per E-Mail.

Spezialisierte Beteiligungsplattformen

Oft mit großem Funktionsumfang für Runden, Mitarbeiterprogramme und Investorenkommunikation. Prüfen Sie, ob sie in Geschäftsanteilen mit Nennbetrag rechnen oder in Aktien denken, und wie Preise je Gesellschaft gestaffelt sind.

Module in einer Buchhaltungs- oder Abschlussplattform

Beteiligungsdaten liegen neben Buchhaltung, Jahresabschluss und Beschlüssen derselben Gesellschaft. Der Funktionsumfang ist meist enger als bei spezialisierten Plattformen, dafür entfällt die Insel.

Die Kriterien im Einzelnen

Worauf es bei GmbH und UG ankommt
Kriterium	Warum es zählt	Prüffrage an die Software
GmbH-Logik	Quoten richten sich nach Nennbeträgen, nicht nach Stückzahlen	Wird die Kapitalquote aus Nennbeträgen gerechnet, und gibt es laufende Nummern der Geschäftsanteile?
Historie und Stichtag	Investoren, Steuerberatung und Notariat fragen nach Ständen zu bestimmten Tagen	Entsteht der Stand aus Transaktionen, und lässt er sich auf ein früheres Datum zurückrechnen?
Wandeldarlehen	Cap, Discount und Zinsen bestimmen die Wandlungsanteile	Werden Cap, Discount, Zinssatz und Zinslauf je Darlehen geführt, und ist die Wandlungsbasis definiert?
Mitarbeiterbeteiligung	Pools und Zuteilungen verwässern alle Gesellschafter	Gibt es Pools mit autorisierter Stückzahl, Zuteilungen mit Vesting und Cliff und einen Hinweis bei Überzeichnung?
Drei Quoten	Kapitalquote, voll verwässert und Stimmen beantworten verschiedene Fragen	Werden alle drei je Gesellschafter getrennt ausgewiesen?
Gesellschafterliste	Der Stand muss zum Handelsregister passen	Gibt es eine Aufbereitung im Aufbau nach § 40 GmbHG und einen Abgleich mit der eingereichten Liste?
Szenarien	Runden, Pool-Aufstockung und Exit-Verteilung vor der Unterschrift rechnen	Lassen sich Szenarien rechnen, ohne den Ist-Stand zu verändern?
Export	Daten müssen zu Steuerberatung, Notariat und in die eigene Ablage	Gibt es Exporte im deutschen Zahlenformat, und bekommen Sie bei Kündigung alle Daten heraus?
Datenschutz und Rollen	Geburtsdaten, Wohnorte und Beteiligungswerte sind personenbezogen	Wer sieht was, wo werden die Daten verarbeitet, gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?

Was keine Software leisten kann

Beurkunden: Abtretungen, Kapitalerhöhungsbeschlüsse und Übernahmeerklärungen brauchen einen Notar (§ 15 Abs. 3, § 53 Abs. 3, § 55 Abs. 1 GmbHG).
Die Gesellschafterliste einreichen: Das tun die Geschäftsführer oder der Notar, der an der Veränderung mitgewirkt hat (§ 40 Abs. 1 und 2 GmbHG).
Rechtlich beraten: Ob eine Leaver-Klausel trägt oder ein Wandeldarlehen beurkundungspflichtig ist, beurteilen Anwältinnen, Anwälte und Notariate.
Die Bewertung festlegen: Pre-Money-Bewertung und Konditionen sind Verhandlungssache; eine Software rechnet ihre Folgen, sie bestimmt sie nicht.
Steuern berechnen: Die Folgen von § 19a EStG oder einer Anteilsveräußerung für einzelne Personen gehören in die Steuerberatung.

So wählen Sie aus

Bestand aufnehmen: Gesellschafter, Anteilsklassen, Wandeldarlehen, Pools, Zuteilungen und die Zahl der Gesellschaften, deren Cap Table Sie führen.
Muss-Kriterien festlegen: etwa Registerabgleich, Szenarien oder ein Zugang für Investoren.
Mit echten Daten testen: eine Gesellschaft vollständig nachbauen, von der Gründung bis heute — nicht nur den aktuellen Stand eintippen.
Gegenprobe machen: Kapitalquoten mit der zuletzt eingereichten Gesellschafterliste vergleichen und die voll verwässerte Quote mit einer eigenen Rechnung prüfen.
Ausgang prüfen: Welche Exporte gibt es, wie wird gekündigt, was passiert mit den Daten danach?

Wo gesellschafterliste.io passt — und wo nicht

Passt gut, wenn

Sie eine oder mehrere deutsche GmbH oder UG mit Gründern, Business Angels, Wandeldarlehen und einem Mitarbeiterpool führen, den Stand regelmäßig gegen das Handelsregister prüfen wollen und Beteiligungen im selben Arbeitsbereich wie Buchhaltung und Abschluss haben möchten. Ein Abo deckt alle Gesellschaften des Arbeitsbereichs.

Passt weniger, wenn

Sie Anteilsscheine verwalten, Dokumente als PDF ausgeben, in Fremdwährung rechnen oder einen Verwässerungsschutz bei Down-Rounds modellieren müssen. Das deckt das Modul nicht ab; gerechnet wird in Euro. Beurkundung und Registeranmeldung bleiben in jedem Fall bei Notariat und Geschäftsführung.

Cap Table: Gesellschafter, Anteilsklassen, fünf Transaktionsarten, Wandeldarlehen, VSOP-/ESOP-Pools, drei Quoten, Stichtags-Rückblick, Gesellschafterlisten-Aufbereitung, zwei CSV-Exporte, Registerabgleich — 100 € pro Monat je Arbeitsbereich
Fundraising als separates Modul: Rundenkette, Wandlung von Wandeldarlehen und SAFE, Pool-Aufstockung, Exit-Waterfall, Term-Sheet als Textdatei und Pro-forma-Cap-Table als CSV — 49 € pro Monat je Arbeitsbereich
Beide 7 Tage kostenlos testen, monatlich kündbar

gesellschafterliste.io ist das Cap-Table-Modul einer Plattform, auf der auch Buchhaltung, Jahresabschluss und Beschlüsse laufen. Es rechnet deterministisch in ganzen Cent und ganzen Stück, ohne KI, und ist für Rechtsformen mit Gesellschaftern angeboten; Erstbefüllung aus dem Handelsregister und Registerabgleich gibt es für GmbH und UG. Das Modul befindet sich in der Beta.

Umstieg aus der Tabelle

Der Umstieg folgt bei jeder Software derselben Reihenfolge: zuerst die Gesellschafter, dann die Historie, dann die Instrumente, zuletzt der Abgleich. Bei GmbH und UG beginnt gesellschafterliste.io mit der Übernahme der Gesellschafter aus der zuletzt eingereichten Liste — Sie bestätigen Stammkapital, Namen und Auswahl, erst dann wird geschrieben. Gründung, Kapitalerhöhungen und Übertragungen tragen Sie anschließend als Transaktionen nach, Wandeldarlehen und Pools als Instrumente. Der Registerabgleich zeigt am Ende, ob die Kapitalquoten zur Liste passen.

Häufige Fragen

Brauche ich für eine kleine GmbH überhaupt eine Cap-Table-Software?

Nicht unbedingt. Zwei oder drei Gründer ohne Wandeldarlehen und ohne Mitarbeiterpool kommen mit einer sauber aufgebauten Tabelle aus. Mit dem ersten Instrument, dem ersten Investor oder mehreren Gesellschaften steigt der Nutzen einer Software, die Historie, Stichtage und Prüfungen mitbringt.

Kann eine Cap-Table-Software die Gesellschafterliste ersetzen?

Nein. Die Gesellschafterliste ist ein Dokument, das Geschäftsführung oder Notar unterschreiben und beim Handelsregister einreichen. Eine Software kann die Daten im Aufbau der Liste vorbereiten und gegen die eingereichte Fassung prüfen.

Worauf muss ich bei ausländischer Cap-Table-Software achten?

Vor allem darauf, ob sie mit Geschäftsanteilen und Nennbeträgen umgehen kann, statt nur mit Aktien und Stückzahlen, und ob sie laufende Nummern der Geschäftsanteile führt. Außerdem auf Datenschutz, den Ort der Datenverarbeitung und die Exportmöglichkeiten bei einer Kündigung.

Was kostet gesellschafterliste.io?

Das Cap-Table-Modul kostet 100 € pro Monat je Arbeitsbereich, unabhängig von der Zahl der Gesellschaften darin. Das separate Fundraising-Modul für Runden und Exit-Szenarien kostet 49 € pro Monat je Arbeitsbereich. Beide lassen sich 7 Tage kostenlos testen und sind monatlich kündbar.

Rechnet gesellschafterliste.io mit KI?

Nein. Beteiligungsquoten werden deterministisch aus Ihren Eingaben gerechnet, in ganzen Cent und ganzen Stück. Gleiche Eingaben ergeben immer dasselbe Ergebnis, und jede Zahl lässt sich auf eine erfasste Bewegung zurückführen.

Quellen und Rechtsstand

Primärquellen für die zentralen Aussagen dieser Seite. Öffnen Sie im Zweifel immer die aktuelle Fassung.

§ 40 GmbHG — Wer die Gesellschafterliste erstellt und einreicht
§ 15 GmbHG — Notarielle Form der Abtretung
Art. 28 DSGVO — Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten

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Gesellschafter aus der eingereichten Liste übernehmen, Historie nachtragen und den Registerabgleich prüfen — 7 Tage kostenlos, danach 100 € pro Monat je Arbeitsbereich.

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