KI-Buchhaltung · GoBD-orientiert

GoBD-konforme Buchhaltung mit KI — Festschreibung & Verfahrensdoku

Die GoBD gelten auch bei Einnahmenüberschussrechnung — die Software setzt sie in einem festschreibbaren Journal um, für Bilanzierer mit doppelter Buchführung nach SKR03 oder SKR04 bis zur Übergabe an den HGB-Jahresabschluss.

Stand:

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storniertneu gebuchtprotokolliertBuchung4930 Bürobedarf1576 Vorsteuer 19 %an1600 VerbindlichkeitenStorno1600 Verbindlichkeitenan4930 Bürobedarf1576 Vorsteuer 19 %Neubuchung0420 Büroeinrichtung1576 Vorsteuer 19 %an1600 VerbindlichkeitenJournalBuchungStornoNeubuchungnichts gelöscht

Was die GoBD verlangen — und wie die Software es umsetzt

Jede Anforderung neben der Funktion, die sie erfüllt.

Buchungsjournal · SKR03 · Korrektur einer festgeschriebenen BuchungOriginal bleibt stehen
Nr.DatumBuchungssatzBetragStatus
220314.11.20254360 Versicherungen an 1700 Sonstige VerbindlichkeitenIHK-Beitrag 2025 · 1 Beleg210,00festgeschrieben · storniert
229108.12.20251700 Sonstige Verbindlichkeiten an 4360 VersicherungenStorno: falsches Konto (Bezug Buchung #2203)210,00Stornobuchung
229208.12.20254380 Beiträge an 1700 Sonstige VerbindlichkeitenIHK-Beitrag 2025 · 1 Beleg210,00offen
Konto 4360: +210,00 − 210,00 = 0,00 €. Konto 4380: 210,00 €. Der Weg von der ersten Erfassung über den Storno bis zur Korrektur bleibt im Journal sichtbar.
GoBD-Anforderungen und ihre Umsetzung
AnforderungUmsetzung in der Software
UnveränderbarkeitEinzelne Buchungen werden nicht gelöscht; eine Buchungskette mit Prüfwerten macht nachträgliche Änderungen sichtbar.
NachvollziehbarkeitBeleg, Buchungssatz, Steuerschlüssel und Änderungsprotokoll bleiben zu jeder Buchung erhalten.
Zeitgerechte, vollständige ErfassungBankumsätze laufend über die Bankanbindung; Bankzahlungen ohne Nachweis werden aufgelistet.
OrdnungFortlaufendes Journal nach SKR03 oder SKR04, Nebenbücher aus denselben Buchungen.
KorrekturenStorno und Neubuchung, nach der Festschreibung auf einem offenen Datum.
VerfahrensdokumentationAus Abläufen und Einstellungen erstellt, als Fassung gespeichert.
DatenzugriffZ3-Export mit Journal, Saldenliste, Konten, Geschäftspartnern und Anlagenverzeichnis.

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Bank anbinden, Belege hochladen und sehen, was die Software daraus bucht.

Festschreibung

Die zusätzliche Sperre für einen fertigen Zeitraum.

Festschreibung · Geschäftsjahr 2025festgeschrieben bis 30.11.2025
MonatBuchungenUStVAStatus
Oktober 2025164übermitteltfestgeschrieben
November 2025158übermitteltfestgeschrieben
Dezember 2025171—offen
Dezember 2025 abschließen? Alle Buchungen bis zum 31.12.2025 werden festgeschrieben. Festschreibung ist unumkehrbar (GoBD); Korrekturen sind danach nur per Storno möglich.
GoBD-Integrität: Journal-Hashkette geprüft: lückenlos ✓ — jede Buchung ist über einen Prüfwert mit ihrer Vorgängerin verkettet.
Zeitraum festschreiben
Alle Buchungen bis zu einem Datum sperren.
Unwiderruflich
Eine Festschreibung lässt sich nicht aufheben.
Korrektur danach
Storno auf den nächsten offenen Tag.
Eigener Schritt
Die Automatik bucht, schreibt aber nie fest.

Vor dem Festschreiben prüft die Software die Buchungskette und meldet jede Unterbrechung.

Verfahrensdokumentation und Datenexport

Was die Betriebsprüfung sehen will.

Verfahrensdokumentation zur BuchführungVersion 3 · Stand 15.01.2025
AngabeInhalt
Eingesetztes Systemjahresabschluss.io – Modul „Buchhaltung“
KontenrahmenSKR03
Verantwortliche PersonGeschäftsführung
Kapitel
1. Allgemeine Beschreibung
2. Belegwesen (Beleg- und Datenfluss)
3. Buchungsregeln
3a. Automatisierte Belegverarbeitung (Regeln und KI)
4. Internes Kontrollsystem (IKS)
5. Datensicherung und Aufbewahrung
6. Verantwortlichkeiten
7. Versionierung und Änderungshistorie
Es werden nur die tatsächlich genutzten Bereiche aufgeführt (automatisch erkannt). Aus Kapitel 4: „Buchungen können in der Software nach der Erfassung weder geändert noch einzeln gelöscht werden; Korrekturen erfolgen durch Stornobuchung.“

Fehlt die Nachvollziehbarkeit, kann das Finanzamt die Buchführung verwerfen und schätzen.

Verfahrensdokumentation im Einzelnen

Die Software füllt die Verfahrensdokumentation aus ihren tatsächlichen Abläufen und aus Ihren Einstellungen vor: Kontenrahmen, Kleinunternehmerregelung, Belegfluss, automatische Buchung und ihre Grenzen, Zahlungsfreigabe, Korrekturverfahren, Festschreibung und Buchungskette. Sie ergänzen verantwortliche Person, Ort und Datum.

Jede Fassung wird mit Änderungsverlauf gespeichert und lässt sich drucken oder als PDF sichern. Die Verantwortung für Vollständigkeit und Aktualität bleibt bei Ihnen.

Was die Software Ihnen nicht abnimmt
  • Die Beurteilung, ob Ihre Buchführung im Einzelfall ordnungsmäßig ist — die Software ist keine Steuerberatung.
  • Die Aufbewahrungspflicht. Ein Administrator kann ein ganzes Geschäftsjahr samt Buchungen löschen; laden Sie vorher den Datenexport herunter. Anfang und Ende des gelöschten Abschnitts der Buchungskette werden protokolliert.
  • Die Feststellung des Jahresabschlusses. Stammen seine Zahlen aus diesen Büchern, sperrt sie das Buchungsjahr zusätzlich; anders als die Festschreibung ist sie mit Protokoll wieder aufhebbar.

Weiterführende Seiten

Häufige Fragen

Kurz und konkret zu Produkt, Ablauf und Einsatzbereich.

Die GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Sie verlangen vor allem Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, zeitgerechte und vollständige Erfassung sowie eine Verfahrensdokumentation. Diese Software setzt die technischen Anforderungen um — sie ist aber keine Steuerberatung und ersetzt keine rechtliche Prüfung Ihrer konkreten Buchführung.

Einzelne Buchungen werden in der Software nicht gelöscht, auch nicht vor der Festschreibung; Korrekturen laufen über Storno und Neubuchung. Die Festschreibung sperrt zusätzlich alle Buchungen bis zu einem Datum, und zwar unwiderruflich. Danach erfolgen Korrekturen auf einem offenen Buchungsdatum. Vor dem Festschreiben prüft die Software die Buchungskette, in der jede Buchung mit einem Prüfwert an ihre Vorgängerin gebunden ist.

Das Löschen einer Buchung würde die Nachvollziehbarkeit zerstören. Stattdessen hebt eine Stornobuchung die fehlerhafte Buchung auf, und die richtige Buchung kommt neu dazu. Alle drei Vorgänge bleiben im Journal sichtbar, sodass ein Prüfer den Weg von der ursprünglichen über die stornierte bis zur korrigierten Buchung lückenlos verfolgen kann.

Ja. Die Software erstellt eine Verfahrensdokumentation aus ihren Abläufen und Ihren Einstellungen — Kontenrahmen, Belegfluss, automatische Buchung, Zahlungsfreigabe, Korrekturverfahren und Festschreibung. Sie ergänzen verantwortliche Person, Ort und Datum und speichern jede Fassung mit Änderungsverlauf; gedruckt oder als PDF dient sie bei einer Betriebsprüfung als Grundlage. Die Verantwortung für Vollständigkeit und Richtigkeit bleibt bei Ihnen.

Ein nachvollziehbarer Buchungsverlauf, festgeschriebene Zeiträume, mit den Buchungen verknüpfte Belege, eine Verfahrensdokumentation und der Datenexport für die Datenträgerüberlassung (Z3) sind genau die Punkte, die ein Betriebsprüfer erwartet. Fehlt die Nachvollziehbarkeit, kann das Finanzamt die Buchführung verwerfen und schätzen. Eine GoBD-orientierte Buchhaltung verringert dieses Risiko erheblich.

Ja. Die KI schlägt Konto und Steuerschlüssel vor, jeweils mit Quelle und Sicherheit. Innerhalb der Buchungsfreigaben, die Sie festlegen, bucht die Software vollständige Vorschläge automatisch; Prüffälle bleiben offen, darunter immer Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, innergemeinschaftlicher Erwerb und Einfuhrumsatzsteuer. Automatische Buchungen tragen Quelle, Sicherheit und Begründung und folgen denselben Regeln wie manuelle: kein Löschen, Korrektur per Storno. Festschreiben ist ein eigener Schritt, den Sie auslösen.

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