Ausgangsrechnungen schreiben — Pflichtangaben, E-Rechnung und Buchung

Ausgangsrechnungen, Angebote und Korrekturbelege entstehen im Programm selbst; ein Angebot wird per Klick zur Rechnung. Vor dem Ausstellen prüft die Software die Pflichtangaben, und ein Entwurf bleibt frei änderbar. Die Rechnungsnummer kommt aus einem lückenlosen Nummernkreis; A19 und A7 stehen für 19 und 7 Prozent, A0 nur für den Nullsteuersatz bei Photovoltaik (§ 12 Abs. 3 UStG). Steuerfreie und nicht steuerbare Umsätze wählen ihren Grund, etwa die innergemeinschaftliche Lieferung (§ 4 Nr. 1 Buchst. b UStG), eine Befreiung nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG oder den Leistungsort im Ausland.

Mit „Verbindlich ausstellen & buchen“ wird die Rechnung als Erlös, Umsatzsteuer und Forderung gebucht; ab da greift die Unveränderbarkeit. Korrekturbelege erhalten einen eigenen Nummernkreis und verweisen auf die ursprüngliche Rechnung. Rechnungen lassen sich als PDF, XRechnung und ZUGFeRD ausgeben. Für strukturierte Formate müssen die erforderlichen Rechnungsdaten vollständig sein.

Bei Soll-Versteuerung gehört die Steuer in die Leistungsperiode: Liegt das Leistungsdatum in einem früheren Monat als das Rechnungsdatum, bucht die Software die Umsatzsteuer dorthin. Ist diese Periode nicht angelegt oder gesperrt, bucht sie zum Rechnungsdatum und weist darauf hin — dann ist die Zuordnung beziehungsweise die Voranmeldung zu prüfen. Bei genehmigter Ist-Versteuerung folgt die Umsatzsteuer der Zahlung. Jede ausgestellte Rechnung steht als offener Posten beim Kunden, mit Teilzahlungen und Restbeträgen. Mehr dazu unter Offene-Posten-Verwaltung.

Der Abgleich berücksichtigt Rechnungsdatum oder Fälligkeit sowie Rechnungsnummer, Betrag und Geschäftspartner; eindeutige Nummerntreffer erlauben ein erweitertes Zeitfenster. Mehrere Zahlungen auf eine Rechnung und eine Zahlung auf mehrere Rechnungen sind vorgesehen, und die Software zeigt den verbleibenden Rest, bevor gebucht wird. Wie das bei allen anderen Bankumsätzen funktioniert, steht unter Bankumsätze kontieren.

Für Kunden mit erteiltem Mandat lassen sich Ausgangsrechnungen per SEPA-Lastschrift einziehen; die Mandate werden je Kunde geführt. Für Zahlungen, die Sie selbst auslösen, gibt es den SEPA-Zahllauf. Kommt nichts, arbeitet der Mahnlauf mit Mahnstufen, Mahngebühren und Verzugszinsen und erzeugt die Mahnschreiben als PDF; ein Kontoauszug für den Kunden steht ebenfalls als PDF bereit. Details unter Mahnwesen.

Empfangene und gesendete E-Rechnungen liegen im E-Rechnungs-Archiv; eine empfangene XRechnung oder ZUGFeRD-Datei wird strukturiert ausgelesen, also aus den Datenfeldern und ohne KI. Für Belege ohne Struktur übernimmt die KI die Erkennung. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung entsteht aus dem Journal, mit einer Verprobung, die Bemessungsgrundlagen und Steuerbeträge je Steuerschlüssel gegenüberstellt. Bei EU-Verkäufen an Privatkunden unterstützt eine Buchungs- und Meldehilfe für das One-Stop-Shop-Verfahren: Zielland und Steuersatz werden strukturiert erfasst, es gibt eine Quartalsauswertung und eine CSV-Datei für die Übermittlung — die Registrierung beim Bundeszentralamt für Steuern und die Abgabe im Portal bleiben bei Ihnen.

Kleinbetragsrechnungen bis zur Grenze des § 33 UStDV brauchen nur vier Angaben: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit dem anzuwendenden Steuersatz. Das gilt allerdings nicht für Versandhandelsumsätze nach § 3c UStG, innergemeinschaftliche Lieferungen nach § 6a UStG und Umsätze mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG. Kleinunternehmer rechnen nach § 34a UStDV mit sechs Angaben ab — ohne Steuersatz und Steuerbetrag, dafür mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG und wahlweise der Kleinunternehmer-Identifikationsnummer. Und in besonderen Fällen verlangt § 14a UStG Zusatzangaben: die beiden Umsatzsteuer-Identifikationsnummern bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (Abs. 3), den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ bei § 13b-Umsätzen (Abs. 5) und die Kennzeichnung von Reiseleistungen und Differenzbesteuerung (Abs. 6).

Seit 2025 unterscheidet das Gesetz zwei Rechnungsarten. Eine elektronische Rechnung wird „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen“ und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Das Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung nach der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen — das ist die EN 16931 — oder zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart sein und dabei die richtige und vollständige Extraktion aller gesetzlich erforderlichen Angaben in ein normkonformes oder interoperables Format erlauben (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 und 2 UStG). Alles andere — Papier ebenso wie ein PDF oder ein Bild — ist eine sonstige Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG). In Deutschland erfüllen XRechnung und ZUGFeRD ab dem Profil EN 16931 diese Anforderung; beim hybriden ZUGFeRD ist der eingebettete Datensatz die Rechnung, das sichtbare PDF ist die Lesefassung für Menschen. Die Unterschiede der beiden Formate stehen unter XRechnung oder ZUGFeRD, die Begriffe im Lexikoneintrag E-Rechnung.

Die Pflicht greift nur, wenn beide Seiten im Inland ansässig sind. Ansässig ist nach § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG, wer hier seinen Sitz, seine Geschäftsleitung, eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte oder — mangels Sitzes — seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt hat. Für Rechnungen an Privatpersonen und an ausländische Kunden ändert sich nichts. Unverändert bleibt auch § 14 Abs. 3 Satz 1 UStG: Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit sind zu gewährleisten, wobei jeder Unternehmer selbst festlegt, wie — ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung genügt.

Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und einmalig sein (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG), aber nicht lückenlos aufsteigend über das ganze Unternehmen: Der Wortlaut erlaubt ausdrücklich „eine oder mehrere Zahlenreihen“. Üblich sind Reihen je Geschäftsjahr, je Standort oder je Rechnungsart. Entscheidend ist, dass keine Nummer zweimal vergeben wird und dass Lücken erklärbar bleiben — eine gezogene, aber nicht versandte Nummer wird storniert, nicht gelöscht. In der Software verbraucht ein Entwurf keine Nummer; sie wird erst beim Ausstellen vergeben.

Gutschrift hat zwei Bedeutungen. Umsatzsteuerlich ist eine Gutschrift nach § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG eine Rechnung, die der Leistungsempfänger über die Leistung des Unternehmers ausstellt, sofern das vorher vereinbart wurde — die Abrechnung läuft also umgekehrt, etwa bei Provisionen oder Lizenzabrechnungen. Sie trägt nach § 14 Abs. 4 Nr. 10 UStG das Wort „Gutschrift“ und verliert die Wirkung einer Rechnung, sobald ihr Empfänger widerspricht (§ 14 Abs. 2 Satz 6 UStG). Im kaufmännischen Sprachgebrauch heißt auch die Korrektur einer eigenen Rechnung Gutschrift; sie ist keine Abrechnung durch den Kunden, sondern mindert das Entgelt der ursprünglichen Rechnung und verweist auf sie.

Berichtigung und Storno: Formale Angaben einer Rechnung können durch ein Dokument berichtigt werden, das eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nimmt (§ 31 Abs. 5 UStDV). Ändert sich dagegen die Bemessungsgrundlage, berichtigt der leistende Unternehmer den Steuerbetrag und der Kunde seinen Vorsteuerabzug (§ 17 Abs. 1 Satz 1 und 2 UStG) — und zwar in dem Besteuerungszeitraum, in dem die Änderung eingetreten ist (Satz 8), nicht rückwirkend im Ursprungsmonat. Das gilt für Stornos, Rabatte, Rücksendungen, Skontoabzüge und uneinbringliche Forderungen (§ 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG) gleichermaßen. Ein zu hoch ausgewiesener Steuerbetrag wird bis zur Berichtigung gegenüber dem Kunden geschuldet (§ 14c Abs. 1 UStG); die ursprüngliche Rechnung wird dabei nie überschrieben, sondern durch ein eigenes Dokument aufgehoben oder gemindert.

Bei der Regelbesteuerung nach vereinbarten Entgelten entsteht die Umsatzsteuer „mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistungen ausgeführt worden sind“ (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 1 UStG). Das Rechnungsdatum steht in dieser Vorschrift nicht. Dasselbe gilt für Teilleistungen, wenn für einen wirtschaftlich teilbaren Teil das Entgelt gesondert vereinbart wurde (Satz 2 und 3). Wer eine Anzahlung vor der Leistung vereinnahmt, versteuert sie im Zeitraum der Vereinnahmung (Satz 4). Und wer die Ist-Versteuerung nach § 20 UStG beantragt und genehmigt bekommen hat — zulässig unter anderem unterhalb der Umsatzgrenze des § 20 Satz 1 Nr. 1 UStG oder für Freiberufler nach § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG —, versteuert nach vereinnahmten Entgelten (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b UStG).

Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird — unabhängig davon, wie es im Geschäftsverkehr heißt. Sie ist zugleich Grundlage der Umsatzsteuer, Beleg für die Buchung des Ertrags und Grund einer Forderung. Ein zu hoch ausgewiesener Steuerbetrag wird geschuldet, auch wenn er falsch ist (§ 14c Abs. 1 Satz 1 UStG) — korrigierbar nur durch Berichtigung gegenüber dem Kunden. Verpflichtet zur Rechnungsausstellung ist der Unternehmer in den drei Fällen des § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG: bei Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, und bei steuerpflichtigen Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an jeden anderen Empfänger — also auch an Privatpersonen. Die Frist beträgt sechs Monate nach Ausführung der Leistung. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und bei sonstigen Leistungen nach § 3a Abs. 2 UStG in einen anderen Mitgliedstaat verkürzt § 14a Abs. 1 und 3 UStG sie auf den fünfzehnten Tag des Folgemonats. Wie die Gegenseite verarbeitet wird, steht unter Eingangsrechnungen buchen.

Ein Doppel jeder ausgestellten Rechnung ist nach § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG acht Jahre aufzubewahren; die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung (Satz 3), und § 147 Abs. 3 AO bleibt unberührt. Über den gesamten Zeitraum müssen die Anforderungen des § 14 Abs. 3 Satz 1 UStG erfüllt sein — Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts, Lesbarkeit. Bei einer E-Rechnung heißt das: Der strukturierte Datensatz selbst ist aufzubewahren. Ein Ausdruck oder ein aus der XRechnung erzeugtes PDF genügt nicht, weil es die maschinenlesbaren Daten nicht enthält.

Dazu kommen die Ordnungsvorschriften der Abgabenordnung. Buchungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO), und nach § 146 Abs. 4 AO darf eine Buchung „nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist“ — auch Änderungen, bei denen ungewiss bleibt, ob sie ursprünglich oder später vorgenommen wurden, sind unzulässig. Praktisch bedeutet das: Eine ausgestellte Rechnung wird nicht überschrieben und nicht gelöscht; berichtigt wird sie durch ein eigenes, eindeutig zugeordnetes Dokument. Genau so arbeitet die Software — Korrekturbeleg statt Löschen, dazu die Festschreibung, die einen abgeschlossenen Zeitraum gegen nachträgliche Änderungen sperrt. Für den Kaufmann greift zusätzlich § 238 Abs. 1 HGB: Die Buchführung muss einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick geben, und Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Was daraus für die laufende Buchhaltung folgt, steht unter GoBD-konforme Buchhaltung.

• Leistungsdatum fehlt oder ist das Rechnungsdatum. § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG verlangt den Zeitpunkt der Leistung als eigene Angabe; der Kalendermonat reicht. Fehlt er, fehlt dem Kunden eine Pflichtangabe — und Ihnen die Grundlage für die richtige Voranmeldungsperiode.
• Die Bankgutschrift wird als Erlös gebucht. Dann steht der Umsatz zweimal in der Gewinn- und Verlustrechnung und die Forderung bleibt offen.
• Umsatzsteuer ausgewiesen, obwohl keine anfällt. Bei Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers oder innergemeinschaftlicher Lieferung schuldet man den ausgewiesenen Betrag, bis die Rechnung gegenüber dem Kunden berichtigt ist (§ 14c Abs. 1 UStG). Weist ein Kleinunternehmer Steuer aus, gilt § 14c Abs. 2 UStG: Die Rechnungsberichtigung allein genügt nicht; zusätzlich gilt das gesetzliche Zustimmungsverfahren beim Finanzamt.
• Ein PDF wird für eine E-Rechnung gehalten. Es ist eine sonstige Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG).
• Nur der Ausdruck wird archiviert. Aufzubewahren ist der strukturierte Datensatz.
• Eine falsche Rechnung wird gelöscht oder überschrieben. Richtig ist ein eigenes Korrektur- oder Stornodokument mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung; beide werden aufbewahrt.

Alle Normen in der geltenden Fassung auf gesetze-im-internet.de.

• § 14 UStG Ausstellung von Rechnungen — Abs. 1 Begriff der elektronischen und der sonstigen Rechnung, Abs. 2 Pflicht und Sechsmonatsfrist, Abs. 3 Echtheit und Lesbarkeit, Abs. 4 Pflichtangaben, Abs. 5 Anzahlungen und Endrechnung · § 14a UStG Zusatzangaben in besonderen Fällen · § 14b UStG Aufbewahrung · § 14c UStG unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis
• § 13 UStG Entstehung der Steuer · § 17 UStG Änderung der Bemessungsgrundlage · § 19 UStG Kleinunternehmer · § 20 UStG Ist-Versteuerung · § 27 Abs. 38 UStG Übergangsregelungen zur E-Rechnung
• § 33 UStDV Kleinbetragsrechnungen · § 34a UStDV Rechnungen von Kleinunternehmern · § 146 AO Ordnungsvorschriften für die Buchführung · § 238 HGB Buchführungspflicht